Office Manager (m/w/d) – Empfang & Büromanagement

Lass uns gemeinsam erfolgreich an der Umsetzung der Energiewende arbeiten. Hierfür suchen wir für unseren Standort Bielefeld einen Office Manager (m/w/d).

Dein Beitrag zur Energiewende

• Unterstütze Mitarbeitende bei Fragen zum Bürobetrieb und koordiniere die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern, etwa aus Facility, Reinigung, Post und Catering
• Stelle ein ordentliches, funktionales Office-Umfeld sicher und bearbeite auftretende Mängel
• Übernimm den Empfang und die zentrale Telefonbetreuung, leite Anrufe weiter und dokumentiere sie; empfange und betreue Gäste, Lieferanten und Dienstleister
• Bereite Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen vor und halte sie gepflegt; unterstütze Inhouse-Veranstaltungen
• Bewirtschafte das Büro, bestelle und verwalte Verbrauchsmaterialien, Getränke und Werbemittel und kontrolliere Raumreservierungen sowie Materiallieferungen
• Bearbeite eingehende Post und Pakete, organisiere den Versand und prüfe Eingangsrechnungen formal nach UStG, bevor Du sie digital weiterleitest
• Weise Anfragen im OTRS-Ticketsystem den zuständigen Stellen zu und verfolge sie nach; bearbeite und pflege das zentrale Gruppenpostfach
• Unterstütze standortbezogene Projekte, Sonderaufgaben und Maßnahmen zur Prozessverbesserung
• Übernimm Aufgaben der Objektverwaltung, darunter die Schlüsselverantwortung sowie die Identifizierung, Dokumentation, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln

Neben deiner Energie bringst du mit

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, zum Beispiel als Hotel- oder Tourismuskaufmann/-frau
• Erfahrung im Office Management oder Empfang sowie Kenntnisse in Bürobewirtschaftung und -organisation
• Technisches Verständnis und die Bereitschaft, Dich in neue Softwarelösungen wie ERP- oder CRM-Systeme einzuarbeiten
• Du stellst gute Beziehungen zu Mitarbeitenden und Kundinnen und Kunden her und kommunizierst mit unterschiedlichen Hierarchieebenen
• Du prüfst Rechnungen, Dokumente und Datensätze sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Du planst Aufgaben vorausschauend, setzt klare Ziele und organisierst Deine Zeit effektiv
• Du arbeitest systematisch, zuverlässig und serviceorientiert und bleibst auch unter Druck produktiv

Unser Beitrag für dich

• unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Tagen Jahresurlaub
• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem ambitionierten und international tätigen Unternehmen
• monatlicher Sachbezug (50 Euro netto) und digitale Essensmarke (bis zu 50 Euro netto)
• JobRad
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (20%)
• fachspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unternehmens- und Teamevents sowie gemeinsame Sportveranstaltungen
• kostenfreie Heißgetränke sowie Obst- und Gemüsekorb